Приказ по личному составу — важность и применение

Приказ по личному составу является официальным документом, который применяется в организациях для определения кадровых изменений. В приказе указываются основные данные о сотрудниках, такие как ФИО, должность, место работы и другая информация, связанная с изменениями структуры персонала. Приказ по личному составу является важным инструментом для управления персоналом и обеспечения эффективного функционирования организации.

Кто пишет приказ

1. Руководителем организации

Руководитель организации, будь то глава предприятия, директор учебного заведения или главный врач, имеет право составлять и подписывать приказы, касающиеся личного состава. В таком случае приказ выполняется в верхнем руководстве и происходит официальное информирование сотрудников об изменениях в их трудовом положении.

2. Отделом кадров

Отдел кадров является ключевым подразделением, отвечающим за управление персоналом. Он может составлять и подписывать приказы по личному составу в соответствии с положениями и инструкциями, утвержденными руководством организации.

3. Непосредственным руководителем сотрудника

Непосредственный руководитель сотрудника, будь то начальник отдела или руководитель проекта, может составлять и подписывать приказы, касающиеся его подчиненного. В таком случае приказ может быть направлен на изменение должностных обязанностей, повышение или понижение в должности и другие вопросы, которые непосредственно затрагивают данного сотрудника.

4. Совместными усилиями нескольких лиц

В некоторых случаях приказ по личному составу может быть разработан и подписан совместными усилиями нескольких лиц. Например, решение о переводе сотрудника на другую должность может приниматься коллегиальным органом управления организации или комиссией, специально созданной для этой цели.

В целом, приказ по личному составу может быть подготовлен и подписан руководителем организации, отделом кадров, непосредственным руководителем или совместными усилиями нескольких лиц, которые имеют право на это согласно внутренним нормам и правилам организации.

Правила составления документа

Основные составляющие документа:

• Заголовок;
• Дата;
• Обращение;
• Текст;
• Подпись;
• Приложения и дополнительные материалы.

Советы для составления документа:

1. Ясность и краткость

Оптимальная длина абзацев и предложений в документе помогает избежать ненужной растекания мыслей и улучшает понимание информации.

2. Форматирование и оформление

Использование заголовков, таблиц, списков и выделение важных фрагментов текста с помощью жирного и курсивного шрифта помогает организовать и систематизировать информацию.

3. Грамматическая и стилистическая правильность

Документ должен быть снабжен правильной пунктуацией и использованием официального словаря. При необходимости, стоит обратиться за помощью к грамматикам и стилистам.

4. Правильная структура

Важно определить правильную структуру документа, включая в себя заголовок, дату, обращение, основной текст и подпись. Структурированность и логика документа помогут четко выразить вашу цель или требования.

5. Четкая формулировка и лаконичность

Обязательно использование ясных и точных формулировок при составлении документа, избегая лишних слов и фраз для предотвращения недопонимания.

Пример правильного оформления документа:

Заголовок:	Приказ по личному составу
Дата:	01.01.2022
Обращение:	Уважаемые сотрудники!
Текст:	Сообщаем вам, что согласно последним изменениям в организационной структуре, сотрудникам отдела продаж Марии Ивановне и Ивану Иванову назначены новые должности и начальники.
Подпись:	Директор компании Иванов И.И.
Приложения и дополнительные материалы:	Сводная таблица изменений в оргструктуре

Обратившись к вышеупомянутым правилам, вы сможете создавать правильно и четко оформленные документы, которые будут эффективно взаимодействовать с вашей целевой аудиторией.

Группа организационных приказов: где взять образец?

Внутренние источники образцов

В первую очередь, стоит обратиться к внутренним источникам внутри вашей организации. В больших компаниях обычно имеются стандартные формы и шаблоны организационных приказов. Часто они хранятся в отделе кадров или где-то в корпоративной сети. Обратитесь к своему руководителю или HR-специалисту, чтобы узнать, где можно найти образцы приказов.

Интернет-ресурсы

Если внутренние источники не предоставляют нужных образцов, можно обратиться к интернету. Сегодня существует множество специализированных юридических и деловых порталов, где можно найти образцы организационных приказов.

• Государственные порталы: Многие государственные органы предоставляют шаблоны приказов, в том числе Министерство труда и социальной защиты, Федеральная служба государственной статистики и другие.
• Коммерческие порталы: Есть платные порталы, которые предлагают обширные коллекции образцов документов. Такие ресурсы могут стать полезными, если вы ищете специфический приказ или хотите получить качественный образец.
• Блоги и форумы: На блогах и форумах специалисты и представители разных компаний делятся своими опытом и образцами приказов. Будьте внимательны и проверяйте источники информации.

Юридические консультации и агентства

Если вы не можете найти нужный образец самостоятельно, воспользуйтесь помощью юристов или специализированных агентств. Часто они могут предоставить готовый образец организационного приказа или разработать его с учетом ваших требований. Не стесняйтесь обращаться за помощью к профессионалам.

Важно при выборе образца приказа учитывать специфику вашей организации и соответствие требованиям законодательства. Также имейте в виду, что образец – это только отправная точка, и при необходимости в приказе может потребоваться внесение изменений.

Дисциплинарные приказы (пример)

Пример дисциплинарного приказа

ООО «Название организации»

ДИСЦИПЛИНАРНЫЙ ПРИКАЗ № 001

Дата: 10 января 2022 года

На основании Положения о трудовом распорядке ООО «Название организации» и в целях поддержания дисциплины и нормального трудового процесса, принимаю следующее решение:

1. Сотруднику Иванову И.И.

• Должность: слесарь-сборщик
• Табельный номер: 123456

предупреждение за нарушение внутреннего трудового распорядка, а именно:

• Недостаточная производительность труда и уклонение от выполнения поставленных задач.

Считать дисциплинарное взыскание исправительным и наложить санкцию в виде предупреждения.

Данное решение принимается в рамках исполнения служебных обязанностей.

2. Сотруднику Петрову П.П.

• Должность: водитель
• Табельный номер: 987654

наложить дисциплинарное взыскание в виде замечания за нарушение внутреннего трудового распорядка, а именно:

• Повторное превышение скоростного режима при выполнении служебных обязанностей.

3. Сотруднику Сидоровой С.С.

• Должность: бухгалтер
• Табельный номер: 654321

наложить дисциплинарное взыскание в виде выговора за нарушение внутреннего трудового распорядка, а именно:

• Частые опоздания и необоснованные прогулы.

Считать дисциплинарные взыскания исполнительными и обязать сотрудников учитывать их при выполнении трудовых обязанностей.

Генеральный директор ООО «Название организации»

Подпись

ФИО руководителя

Сколько действует приказ?

Срок действия приказа

• Обычно, приказы имеют определенный срок действия. Этот срок указывается непосредственно в тексте приказа.
• Срок действия приказа может быть временным или постоянным.
• Если срок действия приказа не указан, то он считается действующим до тех пор, пока не будет отменен другим приказом или руководителем.

Процедура отмены приказа

Существует определенная процедура отмены приказа:

1. Руководитель или лицо, имеющее право отмены приказа, должно подготовить новый приказ, содержащий отмену предыдущего.
2. Новый приказ должен быть подписан и утвержден руководителем организации или уполномоченным лицом.
3. Об отмене приказа должны быть уведомлены все заинтересованные стороны, включая подчиненных сотрудников.

Цитата:

«Необходимо помнить, что приказ может быть отменен только по определенным действующим правилам и процедурам. Уведомление о сроке действия и отмене приказа является важным для эффективной работы в организации».

Пример срока действия приказа:

Номер приказа	Дата	Содержание приказа	Срок действия
001/2022	01.01.2022	Утверждение нового графика работы	С 01.02.2022 по 31.12.2022
002/2022	15.01.2022	Изменение правил оформления отчетности	Постоянно

Итак, срок действия приказа указывается в самом приказе, и в случае отсутствия указания срока действия, приказ считается действующим до его отмены руководителем. Важно следить за соблюдением процедуры отмены приказа для эффективного управления и уведомления всех заинтересованных сторон.

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Нумерация приказов

Для удобства и системности нумерация приказов по личному составу должна производиться последовательно и уникально. Номер приказа можно указывать как в числовом, так и в буквенно-цифровом формате. Например, «Приказ № 123» или «Приказ LS-456».

Регистрация приказов

После нумерации приказы должны быть зарегистрированы в специальном журнале или базе данных. В регистрационных документах обычно указываются данные о приказе, включая его номер, дату выдачи, фамилию и должность лица, выдавшего приказ, а также фамилии и должности лиц, которые подписали или получили копии приказа.

Хранение приказов

После регистрации приказы должны быть сохранены и храниться в соответствии с установленными правилами. Хранение может осуществляться как в печатном, так и в электронном виде. Важно обеспечить сохранность приказов и защиту от несанкционированного доступа к ним.

• Печатные копии приказов могут быть сохранены в специально выделенном архиве или хранилище документов.
• Электронные копии приказов могут быть сохранены на защищенных электронных носителях или в системе электронного документооборота организации.

Важно также предусмотреть систему резервного копирования электронных копий приказов и архивных данных для обеспечения их сохранности в случае возникновения технических сбоев или аварийных ситуаций.

Пример формы регистрации приказа:

Номер приказа	Дата выдачи	Фамилия и должность лица, выдавшего приказ	Фамилии и должности лиц, подписавших или получивших копии приказа
Приказ № 123	01.01.2022	Иванов И.И., начальник отдела кадров	Петров А.А., начальник отдела безопасности; Сидоров Б.Б., главный бухгалтер

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу являются важными процессами, обеспечивающими удобство, надежность и системность работы с документами. Соблюдение установленных правил и процедур позволяет эффективно управлять персоналом и обеспечивать соблюдение трудовых прав и обязанностей сотрудников.

Группа зарплатных и стимулирующих приказов

Данная группа приказов включает в себя следующие типы:

• Приказ о размере заработной платы — определяет уровень заработной платы конкретного сотрудника или группы сотрудников в зависимости от их квалификации, должности, стажа работы и других факторов.
• Приказ о премировании за достижение целей — устанавливает условия и правила премирования сотрудников за достижение запланированных бизнес-целей или результатов работы.
• Приказ о надбавках и доплатах — определяет условия начисления дополнительных надбавок и доплат к основной заработной плате сотрудников в соответствии с их профессиональными достижениями, сложными условиями работы или иными обстоятельствами.
• Приказ о премии к юбилею — устанавливает условия и размер премии, которая начисляется сотрудникам в честь юбилеев работы (5, 10, 15 лет и т.д.)
• Приказ о надбавке за совмещение должностей — определяет условия начисления дополнительной надбавки сотрудникам, выполняющим обязанности по двум и более должностям одновременно.

Пример:

Наименование приказа	Цель	Документы
Приказ о размере заработной платы	Установить уровень заработной платы в соответствии с квалификацией и должностью сотрудника	— Список утвержденных должностей и квалификации — Тарифные сетки и шкалы оплаты труда
Приказ о премировании за достижение целей	Мотивировать сотрудников на достижение запланированных результатов и бизнес-целей	— Планы работы сотрудника — Критерии оценки достижений целей
Приказ о надбавках и доплатах	Начисление дополнительной оплаты сотрудникам в зависимости от их достижений и условий работы	— Индивидуальные акты о назначении надбавок — Заявления сотрудников о премировании

Внесение изменений в приказ по личному составу

Какие изменения можно внести в приказ по личному составу?

• Перевод сотрудника на другую должность;
• Изменение рабочего графика;
• Смена подразделения или отдела;
• Перемещение на другое рабочее место;
• Изменение уровня заработной платы;
• Оформление временного или постоянного сокращения рабочего времени;
• Присвоение новых должностных обязанностей.

Каким образом вносятся изменения в приказ по личному составу?

Для внесения изменений в приказ по личному составу необходимо следовать определенной последовательности действий:

1. Определить необходимость изменений и их характер;
2. Составить проект приказа, в котором указываются все изменения;
3. Получить согласования на проект приказа от всех заинтересованных сторон;
4. Подписать приказ и опубликовать его в установленном порядке;
5. Сообщить сотрудникам о внесенных изменениях и объяснить им последствия;
6. Следить за выполнением изменений и корректировать их при необходимости.

Как важно соблюдать правила при внесении изменений в приказ?

Соблюдение правил при внесении изменений в приказ по личному составу важно для обеспечения прозрачности и законности процесса. Нарушение установленных правил может привести к негативным последствиям, включая юридическую ответственность и споры в будущем. Поэтому необходимо тщательно следовать процедурам и обеспечивать своевременную информированность всех заинтересованных сторон.

Внесение изменений в приказ по личному составу является важной процедурой, требующей осведомленности и строгого соблюдения правил. Все изменения должны быть оформлены в соответствии с установленными требованиями и процедурами, чтобы обеспечить прозрачность и законность процесса.

Как регистрировать и хранить

1. Регистрация документов

Для регистрации документов необходимо выполнить следующие шаги:

• Нумерация документов: Каждому документу присваивается уникальный номер в соответствии с установленными правилами организации.
• Заполнение регистрационной карточки: На регистрационной карточке указываются основные сведения о документе, такие как его номер, дата, заголовок, автор и получатель.
• Подписание и печать: Документ должен быть подписан уполномоченным лицом и скреплен организационной печатью.

2. Хранение документов

Правильное хранение документов позволяет сэкономить время и силы при поиске нужной информации. Ниже приведены некоторые рекомендации по хранению документов:

• Определение места хранения: Необходимо выбрать специальное место для хранения документов, которое будет удобно и безопасно.
• Организация системы файлов: Документы должны быть организованы в соответствии с определенной системой, такой как алфавитный порядок, тематическая группировка или номерной ряд.
• Защита от повреждений: Документы следует хранить в специальных папках или файловых ящиках, чтобы предотвратить их повреждение или случайную потерю.
• Регулярное обновление: Рекомендуется периодически реализовывать политику устаревших документов и удалять ненужные документы, чтобы сохранить порядок и эффективность системы хранения.

Корректная регистрация и надлежащее хранение документов являются важными элементами хорошо организованной работы организации. Следование приведенным выше рекомендациям поможет сохранить порядок и обеспечить легкий доступ к нужной информации.

Срок действия документа

Условия определения срока действия документа

• Тип документа;
• Цель его создания;
• Требования законодательства;
• Внутренние правила организации.

Виды сроков действия документов

1. Бессрочный — документ, не имеющий ограничения по времени действия. Примером такого документа может быть свидетельство о рождении.
2. Определенный срок — документ, имеющий точную дату начала и окончания действия. Например, временное удостоверение.
3. Срок наступления события — документ, действие которого зависит от наступления определенного события. Например, контракт продажи, который действует до момента передачи товара.

Сроки исключительного права

Вид исключительного права	Срок действия
Авторское право	жизнь автора и 70 лет после его смерти
Патентное право	20 лет с момента подачи заявки
Товарный знак	10 лет, с возможностью последующего продления

Своевременная проверка сроков действия документов является обязательной процедурой для предотвращения возможных правовых проблем и их последствий.

Важно помнить, что срок действия документа может быть продлен или законно сокращен в соответствии с требованиями законодательства или внутренними правилами организации. Поэтому необходимо вовремя проводить переосмысление документов и принимать меры по их обновлению или аннулированию.

Как оформить бланк

Шаг 1: Определите цель бланка

Перед тем, как приступить к оформлению бланка, необходимо четко определить его цель. Это поможет определить необходимые поля и информацию, которую следует указать.

Шаг 2: Укажите наименование организации

На верхней части бланка необходимо указать наименование организации, владеющей данным бланком. Это может быть название компании, учреждения или организации.

Шаг 3: Установите логотип организации

Для придания бланку корпоративного стиля рекомендуется разместить логотип организации. Это может быть изображение или текст, содержащий название компании или организации.

Шаг 4: Укажите основные поля

Определите основные поля, которые необходимо заполнить в бланке. Обычно это фамилия, имя, отчество, контактные данные и другая необходимая информация. Укажите эти поля с помощью ярлыков или таблицы.

Шаг 5: Установите порядковый номер бланка

Необходимо установить порядковый номер бланка для контроля и учета. Это можно сделать путем добавления специального поля или значка, указывающего на номер бланка.

Шаг 6: Разместите дату и подпись

Для удостоверения бланка необходимо указать дату и подпись лица, составившего бланк. Это может быть дата подписания или дата, на которую бланк действителен.

Шаг 7: Проверьте правильность заполнения

Перед использованием бланка необходимо проверить его правильность заполнения. Убедитесь, что все необходимые поля заполнены корректно и информация указана верно.

Оформление бланка является важным этапом его создания. Следуя указанным шагам, вы сможете правильно составить и оформить бланк, который будет готов к использованию.

Основание для приказа

В ходе анализа текущей ситуации было установлено, что некоторые подразделения компании испытывают недостаток персонала, в то время как другие являются перегруженными. Для улучшения эффективности работы и обеспечения более равномерной распределения нагрузки необходимо осуществить переназначение сотрудников.

В связи с вышесказанным, были приняты следующие меры:

1. Проведен анализ текущей структуры и потребностей в персонале;
2. Разработаны новые должностные инструкции и штатное расписание;
3. Осуществлено перераспределение сотрудников с учетом их профессиональных навыков и квалификации;
4. Проведено ознакомление с новыми должностными обязанностями и распределением трудовых функций;
5. Составлен приказ по личному составу с указанием всех изменений и нового штатного расписания.

Итак, данное основание для приказа является результатом анализа и разработки новой кадровой структуры. Произведенное перераспределение личного состава позволит обеспечить более эффективную работу предприятия и достижение поставленных целей.